Överlämnade av arkivhandlingar till Folkrörelsearkivet kan antingen ske som gåva eller som deposition. Gåva innebär att äganderätten övergår till Folkrörelsearkivet. Detta är vanligt när en förening upphör och saknar distriktsorganisation. En gåva innebär också att arkivhandlingarna är öppna för forskning, om ej särskilda förbehåll finns. 

Deposition, som är den vanligaste formen av överlämnade, innebär att föreningen själv behåller äganderätten till materialet och att detta därmed inte är öppet för forskning utan föreningens tillstånd. För föreningar är depositionen gratis, för övriga, exempelvis byar, tas en depositionsavgift på 250 kronor ut. 

Att förvara sitt arkiv hos folkrörelsearkivet innebär flera fördelar, bland annat att hela arkivet finns samlat på ett och samma ställe. Därmed slipper föreningen alla de problem som det kan innebära att ha sitt material spritt på många olika personer. Arkiven förvaras också i brand- och fuktsäkra lokaler, vilket givetvis minskar risken för att materialet ska förstöras avsevärt, jämfört med om det förvaras exempelvis i en klubbstuga. Tillgängligheten till föreningens arkiv blir oftast också bättre vid en förvaring på Folkrörelsearkivet, både för medlemmarna själva och, förutsatt att föreningen vill det, även för forskare.